Adolfo Blum presentó E-book sobre “Cómo implantar un ERP”

Ecuadortimes.net tuvo la oportunidad de conversar con Adolfo Blum, un ecuatoriano experto en implantar un sistema de gestión empresarial llamado ERP (Enterprise Resource Planning).

Blum,  Master en Gestión de Proyectos de la Universidad George Washington y certificado como Senior Project Manager de IBM Corporate, presentó recientemente en el mercado local un libro de su autoría en el que comparte valiosa información de cómo ejecutar este tipo de proyectos.

1.       ¿Cuándo y cómo surgió en usted la idea de escribir este libro?

Lo inicié hace 2 años y lo fui completando de a poco en mis ratos libres. La idea surgió, debido a que son más las historias de fracaso que de éxito, las que se escuchan sobre la ejecución de este tipo de proyectos y son pocos los directivos de empresas que tienen conocimiento sobre todo lo que implica implantar un ERP y lo que se requiere para lograrlo. Esto despertó en mí la necesidad de compartir mis experiencias y hacer mis recomendaciones.

2.       ¿Qué es un ERP?

Un ERP es un sistema de gestión empresarial que incorpora procesos de negocio diseñados en base a las mejores prácticas de la industria o sector, dentro de una herramienta de software configurable y robusta. Su propósito principal, es ordenar, procesar e integrar la información de todas las áreas funcionales de una organización, centralizándola en un solo lugar, para facilitar su acceso, optimizar el procesamiento transaccional y apoyar a la toma de decisiones. Los ERP son sistemas conformados por varios módulos y estos a su vez agrupan a varios procesos de negocio, los cuales cubren las distintas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, la distribución, las finanzas y la administración del recurso humano.

3.       ¿Un ERP es un gasto o una inversión?

Está directamente relacionado a la forma de implantar y de usar el ERP. Si el ERP no se configura correctamente y una vez puesto en producción no hace lo que se esperaba que hiciera, entonces, lo más probable es que será considerado como un gasto. Pero si su uso incrementa la eficiencia y con ello mejora la productividad y la rentabilidad de la empresa, entonces, seguramente será considerado como una inversión.

4.       ¿Es muy complicado implantar un ERP?

La implantación de un ERP es un trabajo en equipo, que demanda mucho esfuerzo, tanto para el implantador, como para la empresa que contrata su implantación, y si alguno de los dos deja de hacer o no hace bien y a tiempo la parte del trabajo que le corresponde hacer, de seguro el proyecto no será exitoso.

Los ERP suelen ser percibidos como proyectos costosos, largos, complejos, de mucho esfuerzo, de difícil adaptabilidad, de beneficios a largo plazo y con un alto riesgo de fracaso, o al menos de afectación inicial al negocio. Esto de por sí ya suena un poco desalentador, sin embargo, la buena noticia es que, un proyecto ERP sí puede ser bien implantado, si se siguen los pasos adecuados.

5.       ¿Cómo saber si una empresa está lista para implantar un ERP?

Para saber si existen las condiciones mínimas necesarias para ejecutar un proyecto ERP, se deberá hacer un diagnóstico de cuan preparada está la empresa para implantarlo. Es posible, que un análisis de este tipo pueda mostrar que la empresa no está aún preparada para este tipo de proyectos.

6.       ¿Qué implica implantar un proyecto ERP?

Para implantar un proyecto de esta naturaleza, a más de la inversión que hay que realizar en la adquisición del software propio del ERP (módulos), se requiere contratar una consultoría especializada para su implantación, usualmente reemplazar o ampliar la infraestructura informática actual (hardware y software base) y contratar varios productos y/o servicios complementarios.

7.       ¿Cuánto tiempo toma implantar un ERP?

Depende de la cantidad de procesos a implantar, pero generalmente toma algunos meses hacerlo. Solo la etapa de definición, es decir, aquella que va, desde la definición de los requerimientos mínimos que debe cumplir el ERP, hasta la contratación del producto ERP y del servicio de implantación con las empresas seleccionadas, puede tomar entre 3 y 6 meses. Luego viene la etapa de ejecución, aquella que va, desde la iniciación del servicio contratado, hasta la puesta en producción del sistema, que puede tomar entre 10 y 12 meses. Este plazo se puede  extender aún más, dependiendo de si surgen cambios sobre la marcha.

8.       ¿Cuánto cuesta implantar un ERP?

Generalmente, cuando se piensa en implantar un ERP, solo se piensa en el costo del software, pero implantar un ERP implica muchos otros componentes además del software, de manera que la suma de todos estos, es lo que finalmente costará su implantación. Algunos costos corresponden a activos y otros corresponden a gastos, algunos generan egresos físicos de dinero y otros no. Se deberá identificar todos los posibles costos involucrados en el proyecto, a efecto de poder luego elaborar un presupuesto inicial y confirmar si se puede o no asegurar la entrega de los recursos necesarios para su realización.

9.       ¿Con quién implantar?

Se debe privilegiar la experiencia del implantador por sobre los demás criterios de evaluación. De nada servirá haber comprado un excelente ERP si el proyecto fracasa por haber elegido a un implantador inexperto.

10.   ¿Cómo lograr una implantación exitosa?

Para que un proyecto ERP sea exitoso, debe ser manejado como un proyecto formal, lo cual implica ejecutar  actividades bien definidas de inicio, planeación, diseño, desarrollo, seguimiento, control, medición y cierre.

Hay muchos factores críticos de éxito en la implantación de un ERP, de entre ellos podemos mencionar unos pocos:

• Contar con el apoyo de un buen patrocinador que facilite todo lo que se requiera para la buena marcha del proyecto.
• Designar a un gerente de proyecto experimentado y que se dedique 100% al proyecto.
• Elaborar un buen RFP que defina claramente los términos y condiciones y los requerimientos mínimos a cumplir en cuanto a procesos, funcionalidad y reportes.
• Seleccionar el producto ERP adecuado para el tipo de negocio del cliente.
• Elegir a un implantador serio y que haya demostrado experiencia real en la implantación del ERP seleccionado.
• Llevar un adecuado control sobre todas las actividades del proyecto.

(FL)